Capitulo IV: Proceso de Registro y Control de Personal | Sabino Ayala Villegas

Sabino Ayala Villegas - Administración de Recursos Humanos

CAPITULO IV

PROCESO DE REGISTRO Y CONTROL DE PERSONAL

¡NO TE AVERGUENCES POR LA FALTA COMETIDA, SI HAS PUESTO EMPEÑO EN ENMENDARLA!

4.1. PROCESO E INSTRUMENTOS DEL REGISTRO Y CONTROL DE COLABORADORES

Es el procedimiento administrativo, que consiste en la puesta en práctica de una serie de Instrumentos, con la finalidad de registrar y controlar al personal que labora en una determinada empresa o institución.

Para que las acciones o actividades empresariales se cumplan, es necesario que haya un adecuado registro y control del capital intelectual. Con el control y registro del personal, se trata de asegurar que las diversas unidades de la organización marchen de acuerdo con lo previsto. Los objetivos centrales de esta técnica es controlar las entradas y salida del personal, cumplimiento del horario de trabajo, controlar horas extras, permisos, vacaciones tardanzas, licencias, etc.
Este proceso técnico se aplica desde el momento en que el colaborador ingresa a laborar a la institución, ya que su ingreso debe registrarse en una ficha personal pre elaborada por el área de desarrollo de recursos humanos, complementándose inmediatamente con su tarjeta de asistencia diaria.
Los instrumentos técnicos de registro y control del desarrollo del recurso humano, serán establecidos de acuerdo a las necesidades, naturaleza y exigencias de la empresa o institución, siendo dentro de los más utilizados los siguientes:
a. la Ficha Personal.
b. Ficha Social
c. Tarjeta de Control Diario de Asistencia.
d. Parte Diario de Asistencia.
e. Papeletas de Autorización de Salidas.
f. Tarjetas de Control de Récord laboral.
g. File Personal
h. Rol Vacacional
i. Rol de Cambio de Vigilancia
j. Cuadro de Asignación de Personal
k. Reglamento Interno de Trabajo
Los Instrumentos técnicos citados, sirven para controlar, registrar y manejar las ocurrencias laborales de los colaboradores, sean estos funcionarios, ejecutivos, administrativos, técnicos, auxiliares y obreros.

4.2. REGISTRO DE COLABORADORES

El registro de personal es una función técnica importante para llevar a cabo la política de los recursos humanos, se lleva específicamente en el file o carpeta personal y, ficha familiar; Este proceso técnico comienza en forma sucesiva, apenas el colaborador ingresa a laborar, ya que su ingreso debe registrarse en una ficha o tarjeta pre – elaborada por el área de desarrollo de recursos humanos.
El registro y control de personal constituye una fuente importante de consulta sobre datos personales del colaborador, asistencia e inasistencia, puntualidad, vacaciones, licencias, permisos, ascensos y promociones entre otros, por tal motivo tiene que ser actualizada permanentemente.
Su finalidad de esta técnica, es servir de fuente de información necesaria para determinar la situación actual del colaborador, y para la toma de decisiones en cuanto a:
¬ Promoción o Ascensos
¬ Conceder Becas
¬ Otorgar Derechos
¬ Compensación por Tiempo de Servicios
¬ Movimientos de Rotación, o Reubicación
La información registrada puede clasificarse como:

a. DATOS INDIVIDUALES RELATIVOS A:
■ Nombre y dirección de cada colaborador y su código o número de identificación laboral.
■ Edad, fecha de nacimiento, etc.
■ Titulo o grado académico. Especialidad obtenida.
■ Empleo: características de los puestos desempeñados, indicando fechas y motivos de cambio.
■ Evaluaciones de méritos
■ Ascensos
■ Puntualidad
■ Capacitación y Formación: datos académicos del colegio, instituto o Universidad.
■ Sueldos o Salarios: Fecha de incrementos.
■ Aptitudes e intereses especiales.
b. DATOS COLECTIVOS (Cifras Totales)
■ Solicitudes de empleos
■ Asistencias
■ Movimientos de personal
■ Sueldos y salarios: semanal, mensual, anual
■ Atención médica
■ Número de horas extraordinarias laboradas
■ Contratos de Personal
■ Listado de Colaboradores: Hombres, mujeres, estables, eventuales
■ Bienestar de Personal: Participación de empleados en actos deportivos

4.3. CONTROL DE ENTRADA Y SALIDA

El control tanto del ingreso y salida al centro laboral de los colaboradores, se hace a través de registro de hora y firma en libros acondicionados, en el parte diario, o en marcado de tarjetas, ubicadas generalmente en la puerta de ingreso y/o en la oficina principal de la institución. En la actualidad por ser un medio más efectivo para el control, se utiliza la tarjeta de asistencia y reloj marcador; o en todo caso, conforme al avance del sistema automatizado, en muchas empresas en la actualidad la entrada y salida del personal se hace a través del registro en la tarjeta electrónica.

4.3.1. INSTRUMENTOS DE CONTROL DE COLABORADORES

Son los distintos instrumentos y formatos, para el control oportuno y eficiente del recurso humano dentro de las organizaciones, dentro de estos podemos mencionar: Reloj Tarjetero, parte diario de asistencia, tarjeta de control de asistencia, papeleta de salida, tarjeta de récord laboral, etc.

MODELO DE TARJETA DE CONTROL DE ASISTENCIA

 

TARJETA PERSONAL DE RECORD LABORAL

Todo colaborador debe tener una ficha personal de récord laboral anualizada, anotándose en ella las ocurrencias tales como inasistencias, permisos, licencias, vacaciones, etc. Este control es mensual.

4.4. LOS PERMISOS Y LICENCIAS LABORALES

4.4.1. LOS PERMISOS LABORALES.

El permiso laboral es el acto administrativo, cuya autorización esta a cargo del gerente y/o Jefe de Recursos Humanos, mediante el cual se le concede al colaborador, para ausentarse justificadamente por horas del centro laboral durante la jornada legal de trabajo
El uso del permiso se da a solicitud del interesado y está condicionado a las necesidades de la empresa. El permiso se formaliza mediante la “Papeleta de Permiso” correspondiente. Su autorización depende de la urgencia de la acción y no perjudicando el normal desarrollo de las actividades de la empresa.
Los permisos por horas, se otorgan con o sin descuento remunerativo, dependiendo del tipo de salida, por ejemplo tenemos:
a. Permiso no Sujeto a Descuento: cuando el colaborador hace abandono de su puesto de trabajo con papeleta autorizada, en donde se registrará tanto la salida y retorno del colaborador; Dentro de estas tenemos:
· Motivos de salud, cuando el colaborador en un momento dado su estado de salud se agrava, y tiene que salir a atenderse.
· Comisión de Servicios, se da cuando el colaborador sale de la empresa a desarrollar actividades propias de su cargo que desempeña.
· Por Lactancia, La madre colaboradora tiene derecho a 1 hora diaria de permiso, hasta que el hijo cumpla un año; Dicho permiso se otorga sin compensación horaria, al inicio o al término de la jornada laboral según requerimiento, previa presentación de la partida de nacimiento.
b. Permiso Sujeto a Descuento: se da cuando el colaborador sale fuera de la empresa a realizar actividades particulares de índole personal, serán descontados por el tiempo empleado, dentro de estos tenemos: Permisos Personales, Particulares, por refrigerio, por estudios, etc.



Los permisos también se otorgan por uno o más días, lógicamente dependiendo del motivo, como por ejemplo capacitación, misión de servicios, o por asuntos de índole personal o particular.
Específicamente se pueden otorgar permisos por:

4.4.1.1. PERMISO POR CAPACITACIÓN OFICIALIZADA

Se concede a los colaboradores, para concurrir por horas y/o días dentro de la jornada laboral, o fuera de ella a certámenes, seminarios, cursillos, congresos, cursos de especialización o similares, vinculados con las funciones, responsabilidad, especialidad del colaborador o al quehacer de la entidad.
El tiempo de duración está sujeto a las horas y/o días de duración del evento de capacitación, pudiéndose desarrollar a nivel local regional o nacional.
Procede el permiso con goce de haber cuando el evento cuenta con el auspicio de la empresa, o el colaborador es propuesto para asistir a dicho certamen como consecuencia de sus quehaceres en el desarrollo de sus funciones. La asistencia se acredita con el diploma, certificado o constancia expedida por la entidad organizadora del evento.

4.4.1.2. PERMISO POR CAPACITACIÓN NO OFICIALIZADA

Se concede a los colaboradores cuando el evento no es auspiciado por la entidad o el colaborador no es propuesto por la empresa.
Por ser de naturaleza personal. El tiempo expresado en horas o días será descontado de sus remuneraciones.
Al término del evento el colaborador está obligado a presentar el diploma, certificado o constancia correspondiente, para acreditar el tiempo y motivo por el cual se le otorgo permiso.

4.4.1.3. PERMISO POR CITACIÓN EXPRESA DE AUTORIDAD POLICIAL, MILITAR O JUDICIAL

Se otorga a los colaboradores cuando lo solicitan, pero previa presentación de la notificación o citación respectiva para concurrir a resolver diligencias judiciales, militares o policiales dentro de la localidad.

4.4.1.4. PERMISO POR MATERNIDAD O GRAVIDEZ

Se concede a las colaboradoras gestantes una vez al mes, o cuando se acredita la cita de atención medica, para concurrir a sus controles en las dependencias de Es Salud, debiendo a su retorno acreditar la atención con la respectiva constancia firmada por el médico que la atendió.

4.4.1.5. PERMISO POR LACTANCIA

Se concede a las colaboradoras gestantes al término del período post natal y por el lapso mínimo de 6 meses, y máximo por un (01) año contado a partir del día en que nació el menor; el permiso es por una hora diaria, ya sea a la hora del ingreso o de la salida, tal y como lo solicita la colaboradora en el documento que llegue a presentar.
Este permiso se concede, previa presentación de la solicitud y la partida de nacimiento del menor hijo.

4.4.1.6. PERMISO POR ONOMASTICO

Los colaboradores tienen derecho a gozar de descanso el día de su onomástico, sin descuento alguno ni compensación horaria. De coincidir la fecha del onomástico con el domingo o feriado no laborable, el uso del descanso se hará el primer día útil siguiente, este descanso se da como paliativo para el mejor desempeño de sus labores. La Jefatura de Recursos Humanos queda encargada de llevar el control de los onomásticos mensuales de los colaboradores.

4.4.1.7. PERMISOS POR REFRIGERIO

Se otorga a los colaboradores hasta por un máximo de 30 minutos diarios para tomar sus alimentos, o simplemente “refrigerio” dentro y fuera del centro de trabajo. Los jefes inmediatos deberán comunicar al jefe de recursos humanos este hecho para las acciones de control correspondientes.

4.4.1.8. PERMISO POR ENFERMEDAD PERSONAL

Se otorga al colaborador para concurrir a las dependencia de Es Salud (Puesto, centro, clínica, hospital) o médico particular, debiendo acreditar a su retorno la atención con la respectiva constancia firmada por el médico tratante.
Los colaboradores que obtienen permiso anteladamente, es decir un día antes, y no registran su ingreso a la hora de entrada o inicio de la jornada laboral, podrán justificar la tardanza o falta con el comprobante de atención médica.

4.4.1.9. PERMISOS POR FALLECIMIENTO DE FAMILIAR

Se otorga a los colaboradores en caso de fallecimiento de cónyuge, padres, hijos o hermanos, el tiempo es el necesario para reconfortar o rehabilitar la tristeza del servidor, siendo hasta un máximo de 08 días con goce de haber.

4.4.1.1.0. PERMISO POR ENFERMEDAD GRAVE DE CONYUGES, PADRES E HIJOS

Se concede a los colaboradores por horas o días, en caso de enfermedad grave de su cónyuge padres e hijos, pudiendo ser acumulados y deducidos del período vacacional.
Es requisito para su otorgamiento la presentación del certificado médico correspondiente, cuando se solicita en forma reiterada.

4.4.1.11. PERMISOS POR MOTIVOS PERSONALES O PARTICULARES

Se concede a los colaboradores para atender asuntos personales, siendo estos acumulados para el descuento respectivo de sus remuneraciones, salvo que sean compensados con trabajos autorizados.

4.4.2. LAS LICENCIAS LABORALES.

La licencia es la autorización que se concede a los colaboradores para no asistir a su puesto de trabajo por uno o más días
El uso del derecho se inicia a solicitud del colaborador y debe contar con la conformidad del gerente o jefe de recursos humanos, teniendo en cuenta los requisitos exigidos por las normas para cada tipo de licencia.
El colaborador deberá acreditar los documentos que se requieran según la naturaleza de la misma, la licencia se formaliza mediante un documento de comunicación administrativa que puede ser, un oficio o memorando, y/o un proveído ( Bº Vº) de aceptación.
Las licencias se clasifican en:
v Licencia con Goce de Haber
v Licencia sin Goce de Haber
v Licencia a cuenta del Período Vacacional

4.4.2.1. LICENCIAS CON GOCE DE HABER

Cuando el colaborador continúa percibiendo sus remuneraciones el tiempo que dura la licencia. Siendo las más principales las siguientes:
a.- LICENCIA POR ENFERMEDAD O ACCIDENTE COMUN
El colaborador tiene derecho a esta licencia hasta por 60 días por año, por enfermedad común por accidentes de trabajo o enfermedades profesionales debidamente comprobadas.
El cómputo de esta licencia hasta el máximo establecido se efectúa acumulando los períodos de incapacidad que se hubieran generado dentro del año calendario.
Para el cómputo de los primeros 20 días a cargo del empleador, se sumarán todos los permisos otorgados en días dentro del calendario, siempre que esté acreditado con Certificado Médico.
Los colaboradores que se encuentre con licencia por enfermedad o accidente común, tienen derecho a percibir los incrementos salariales que dicte la empresa.
b.- LICENCIA POR MATERNIDAD O GRAVIDEZ
Tienen derecho las colaboradoras en estado de gravidez o gestantes por 90 días, el descanso se goza desde los 45 días anteriores y posteriores a la fecha probable del parto, dicha licencia será acreditada con certificado médico, visado por Es Salud, teniendo derecho a percibir durante el descanso un subsidio por maternidad pagado por Es Salud a condición de que se abstenga de todo trabajo remunerado.

c.- LICENCIA POR DESEMPEÑO DE FUNCIONES PÚBLICAS
Los colaboradores que acceden a ocupar cargos públicos, gozan de licencia de sus centros de trabajo hasta por 20 horas semanales, sin descuento de sus remuneraciones, para que las dedique exclusivamente a las funciones municipales siendo el caso de los alcaldes y regidores, pudiendo acogerse al beneficio de la dieta. De lo contrario se otorgará licencia sin goce de haber.
d.- LICENCIA O PERMISO SINDICAL
Son los otorgados a los dirigentes sindicales, que cuentan con el reconocimiento de la empresa, para cumplir sus funciones gremiales, durante la jornada laboral o fuera de ella, sin afectar el normal funcionamiento de la organización.
La entidad fijará el número de horas máximas mensuales por el tiempo máximo de un año.

4.4.2.2. LICENCIAS SIN GOCE DE HABER

Cuando se concede al colaborador, descontando de sus haberes por el tiempo que dura la licencia,
a.- LICENCIA PARA DESEMPEÑAR CARGO CIVICO Y PARA CUMPLIR CON EL SERVICIO MILITAR
Los colaboradores que resulten elegidos miembros del poder legislativo disfrutarán de licencia sin goce de haber por todo el tiempo de su mandato y que, de acuerdo a nuestra Constitución Política es de (5) años, pero sin pérdida de ninguno de sus derechos sociales y laborales, siempre que lo soliciten.
En el caso de los colaboradores que son llamados a prestar su servicio militar obligatorio tienen derecho a ocupar el empleo que dejo para servir en el activo si lo solicita a su antiguo empleador dentro de los cuarenta días computados a partir de su licenciamiento o baja.
b.- LICENCIA POR MOTIVOS PARTICULARES
Se concede a los colaboradores que tienen más de un año de servicios, siendo el tiempo máximo 90 días

4.4.2.3. LICENCIA A CUENTA DEL PERIODO VACACIONAL

Modalidad que opta el colaborador para que el tiempo utilizado, sea deducido de sus vacaciones, como por ejemplo:
a.- LICENCIA POR MATRIMONIO
Se otorgará a los colaboradores que tiene que realizar trámites y gestiones pre nupciales; El tiempo utilizado, será deducido del período vacacional siguiente. En caso sea posterior a las vacaciones gozadas, se adelanta el uso de las vacaciones del año siguiente.
El límite de esta licencia no excederá de los 30 días
b.- LICENCIA POR ENFERMEDAD GRAVE DE FAMILIAR
Se concede a los colaboradores cuando se produzca esta enfermedad grave en el o la Cónyuge, hijos, padres o hermanos, el tiempo utilizado será igualmente deducido del período vacacional, siendo máximo 30 días. Constituye un requisito para su otorgamiento la presentación del certificado médico correspondiente.

4.5. REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO

Es el documento normativo administrativo interno, que contiene un conjunto de normas, que permite a la administración regular la relación laboral Colaborador- Empleador, dichas normas se sujetan a la legislación laboral vigente, requiriendo ser aprobado por el ministerio de trabajo para su implementación legal.
El Reglamento Interno de Trabajo, como instrumento de decisión en los asuntos labores interno de una empresa, requiere ser actualizado y/o modificado, cada vez que promulguen disposiciones labores que exijan su modificación.

4.5.1 CONTENIDO

Generalidades
1. Objetivo
2. Finalidad
3. Base Legal
4. Alcance
5. Definiciones
Capítulo I. Admisión y Contratación del Personal
Capítulo II. Derechos y Obligaciones del Colaborador
Capítulo III. De la Jornada y Horario de Trabajo
Capítulo IV. De la Asistencia, Puntualidad y Permanencia
Capítulo V. Sistema de Remuneraciones
Capítulo VI De las Horas Extras
Capítulo VII. De Faltas y Sanciones
Capítulo VIII. Permisos, Licencias e Inasistencias
Capítulo IX. Premios y Estímulos
Capítulo X. De la Higiene y Seguridad
Capitulo XI. De la Reconsideraciones y Apelaciones
Capítulo XII. Disposiciones Complementarias de acuerdo a la actividad de la empresa.

4.5.2. PROCEDIMIENTO DE APROBACIÓN

Los empleadores presentarán a la Autoridad Administrativa de trabajo tres ejemplares, los que quedarán automáticamente aprobados a su sola presentación. La empresa está obligada a hacer entrega a los colaboradores de un ejemplar del reglamento interno, presentado a la Autoridad Administrativa de Trabajo, dentro de los 5 días naturales de realizado el mismo.
Los colaboradores o la organización sindical podrán impugnar el Reglamento Interno de Trabajo, si es que éste viola disposiciones legales o convencionales vigentes en el centro de labores, en la vía judicial.

4.5.3. MODELO DE REGLAMENTO

Se ha creído conveniente presentarles uno de los tantos modelos de reglamento interno de trabajo, teniendo en cuenta la información mínima que debe tener este instrumento de gestión de recursos humanos.

REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO

GENERALIDADES

1. OBJETIVOS
El presente reglamento contiene las disposiciones internas, que regulan las relaciones laborales entre la empresa y el personal, estableciendo sus derechos y obligaciones.
El presente Reglamento Interno de Trabajo podrá ser modificado cuando así lo exija el desarrollo institucional y/o las disposiciones legales vigentes que le sean aplicables. Todas las modificaciones del reglamento interno de trabajo serán puestas a conocimiento de los colaboradores.
Los casos no contemplados en el presente Reglamento, se regirán por las disposiciones que en cada caso dicte la empresa en el ejercicio del derecho que establece las leyes y normas laborales vigentes.
2. FINALIDAD
Establecer normas genéricas de comportamiento laboral, que debe de observar todos los colaboradores sobre deberes, derechos, incentivos, sanciones, permanencia, y puntualidad, con la finalidad de mantener y fomentar la armonía en las relaciones laborales entre la empresa y los colaboradores.
3. BASE LEGAL
- Constitución Política del Perú 1993
- Estatuto de la Empresa
- Ley de Productividad y Competitividad Laboral. D.S. Nº.03-97-TR.
- Ley de Jornada Laboral y Remuneraciones del Trabajador. D.Leg. Nº. 854 y su Reglamento el D.S. Nº. 08-97 TR.
- Descanso Remunerado de los Trabajadores sujetos a la Actividad Privada, D. Leg. Nº. 713 y D.S. Nº. 012-92.TR.
4. ALCANCE
El presente Reglamento es de aplicación a todos los funcionarios y colaboradores de la empresa.
5. DEFINICIONES
Para la mejor interpretación y aplicación del presente reglamento, se define los siguientes términos:
· Centro de Trabajo.- Es la estructura física donde se desarrolla las actividades laborales.
· Puesto de trabajo.- Lugar asignado a un colaborador para que desempeñe las funciones o tareas asignadas.
· Empresa.- Es la institución u organización que tiene personería jurídica.
· Empleador.- es el representante de la empresa
· Deber.- Es la obligación o responsabilidad de ejecutar una acción.
· Derecho.- Es la facultad de actuar de acuerdo a nuestra facultad, siempre que no se vulnere los derechos de terceras personas. Es la potestad de hacer o exigir cuanto la Ley o Autoridad establezca a nuestro favor.
· Asistencia.- Es el acto de concurrir al centro de trabajo dentro del horario establecido.
· Inasistencia.- Acto de no concurrir a centro de trabajo, o de concurrir después de la tolerancia máxima establecida
· Comisión de Servicios.- Es la autorización que tiene un colaborador para desarrollar actividades relacionadas al puesto de trabajo, pero fuera de la empresa.
· Permisos.- Son las ausencias justificadas del trabajo previamente autorizadas por la persona competente.
· Faltas.- Son las deficiencias e irregularidades cometidas por el personal, ya sea en forma voluntaria e involuntariamente.
· Deficiencias.- Son los errores, desviaciones o defectos cometidos por el personal al realizar sus tareas en el desempeño de sus funciones.
· Irregularidad.- Son los actos que contravienen las normas, el incumplimiento de los deberes de función y su reiterada negligencia, pudiendo ser voluntarios e involuntarios.
· Sanción.- Es el castigo o pena correctiva que se le aplica al colaborador por las faltas cometidas durante su desempeño de las funciones; su observación es de carácter obligatorio.
· Puntualidad.- Es la concurrencia oportuna del colaborador a su centro de labores dentro de un horario establecido.
· Tardanza.- Es la lentitud o demora que emplea el personal para no llegar a la hora de entrada establecida por el empleador; Se le sanciona con el descuento remunerativo de sus haberes.
· Incentivo.- Es el estímulo, premio o reconocimiento otorgado a los colaboradores por su eficiencia, eficacia, productividad o rendimiento.
· Licencia.- Derecho del colaborador para ausentarse del centro de trabajo, otorgado por escrito, por la autoridad competente.

CAPITULO I

ADMISION Y CONTRATACION DEL PERSONAL

Artículo 1º.- La Selección y Contratación de personal, es facultad de la empresa o de quien ésta delegue.
Artículo 2º.- La selección de personal se realizará de acuerdo a las especificaciones técnicas de los puestos y demás requisitos establecidos por la empresa.

Artículo 3º.- Ningún colaborador podrá ingresar a prestar servicios, si no ha concursado previamente o haya sido propuesto directamente por la gerencia.
Artículo 4º.- La Gerencia de Recursos Humanos podrá exigir el examen médico, para determinar las condiciones de salud del postulante.
Artículo 5º.- Los postulantes deberán de llenar y firmar la ”Solicitud de Empleo” y demás documentos que requiera la unidad administrativa de Recursos Humanos.
Artículo 6º.- La empresa podrá suscribir contratos de trabajo, con las personas que ingresen a su servicio, pudiendo ser a tiempo indeterminado o determinado, según las necesidades de la empresa.
Artículo 7º.- Admitido el nuevo colaborador a la empresa, este queda sujeto a un período de prueba por seis meses o un año como máximo consecutivos de conformidad con las normas laborales vigentes.
Artículo 8º.- Todo nuevo colaborador recibirá de la dependencia administrativa en la cual prestará servicios, orientación sobre los objetivos, organización y funcionamiento de la empresa, así como también de las labores que le corresponderá desarrollar en su puesto de trabajo.
Artículo 9º.- Cada colaborador que ingrese al servicio de la empresa tendrá un legajo (File) personal, cuya organización, actualización y manejo es de responsabilidad de la Oficina de Recursos Humanos.

CAPITULO II

DERECHOS Y OBLIGACIONES DEL COLABORADOR

Artículo 10º.- Los colaboradores de la empresa gozan entre otros los siguientes derechos:
a. A percibir una remuneración mensual acorde a las funciones que desempeñan y los plazos establecidos
b. Percibir las gratificaciones semestrales que otorga la empresa, siempre que tenga más de un mes de servicio y este laborando en el mes que se otorgue el beneficio.
c. Al descanso semanal remunerado.
d. Al descanso anual remunerado por vacaciones, de acuerdo al Rol Vacacional que previamente determine la Oficina de Recursos Humanos conforme a las normas legales vigentes.
e. Percibir la participación anual de utilidades conforme a ley.
f. A ser uso de licencias o permisos por causas justificadas.
g. A la capacitación actualizada y perfeccionamiento de conocimientos.
h. Al ser evaluado periódicamente sobre su rendimiento laboral y ser considerado para ocupar cargos de mayor jerarquía, de ser el caso.
i. Contar con el seguro de vida que prescribe la ley.
j. Ser inscrito en la seguridad social (Es Salud)
k. Gozar de estabilidad en el trabajo de acuerdo a las disposiciones legales y administrativas vigentes.
l. Asociarse con fines culturales, deportivos, asistenciales, cooperativos o cualquier otro fin lícito.
m. A ser considerado para ocupar cargos de mayor jerarquía, teniendo en cuenta su rendimiento, estudios universitarios y experiencia.
n. A utilizar los canales de comunicación regulares para la formulación de sugerencias, observaciones y reclamos.
o. A que le sean proporcionadas las condiciones de trabajo adecuadas para el desempeño de sus funciones.
p. A la reserva que deberá mantenerse sobre sus registros y asuntos personales, que sean de conocimiento de la institución.
q. A la compensación por tiempo de servicios. Los demás beneficios que de común acuerdo o por disposición administrativa la empresa, así como aquellos que por ley se establezcan.

Artículo 11º.- Los colaboradores de la empresa, además de las obligaciones que establece la legislación vigente. Deben sujetarse a lo siguiente:

a. Cumplir y hacer cumplir las disposiciones previstas en los estatutos de la empresa y los contenidos en el presente reglamento.
b. Guardar un comportamiento acorde con las normas de cortesía y buen trato hacia sus superiores, compañeros de trabajo y públicos en general.
c. Ejercer con eficiencia y eficacia las funciones que les sean encomendadas.
d. Cumplir puntualmente con el horario de trabajo.
e. Guardar en todo momento absoluta reserva y discreción sobre las actividades, documentos, procesos y demás información, que por la naturaleza de sus funciones desarrolle la empresa.
f. Reintegrar a la empresa, el valor de los bienes que estando bajo su responsabilidad se perdieran o deterioraren por descuido o negligencia debidamente comprobada.
g. Conservar en buen estado el equipo de oficina, herramientas, máquinas y demás bienes de la empresa.
h. Proponer a través de los órganos jerárquicos superiores, iniciativas que contribuyan al mejoramiento de la eficiencia y productividad institucional.
i. Proporcionar oportunamente la documentación y/o información que se solicite para su file personal.
j. Permitir la revisión de sus efectos personales o paquetes cada vez que sean exigidos, al ingresar o salir del centro de trabajo.
k. Observar trato cortés con sus compañeros o superiores.
l. Comunicar expresamente a la oficina de Recursos Humanos todo cambio domiciliario.
m. Acudir al centro de labores correctamente vestido o uniformado de ser el caso portando en un lugar visible el fotochek.
n. Cumplir con las comisiones de servicio que se le encomienden.
o. Cumplir con las disposiciones internas en materia de seguridad e higiene ocupacional que imparta la empresa.
p. Dedicarse exclusivamente a cumplir sus funciones no debiendo intervenir en las que competen a otros servidores, sin autorización del jefe jerárquico.
q. Permanecer en su centro laboral dentro del horario de trabajo, de acuerdo con las normas de asistencia, permanencia y puntualidad.

CAPITULO III
DE LA JORNADA Y HORARIO DE TRABAJO
 
Articulo 12º.- La jornada de trabajo es de ocho (8) horas y se cumplen en el horario establecido por la empresa, teniendo en cuenta las normas legales vigentes.
Artículo 13º.- La oficina de Recursos Humanos es la responsable de hacer cumplir las normas que aseguren el control de asistencia, puntualidad y permanencia del personal.
Artículo 14º.- El horario de trabajo para todo el año es el siguiente:
Lunes a viernes ocho horas diarias, sábados seis horas.
Artículo 15º.- Los colaboradores que laboren en su día de descanso sin sustituirlo por otro día en la misma semana, tendrán derecho al pago de la retribución correspondiente a la labor efectuada más una sobre tasa del 100%.

Artículo 16º.- El horario de la jornada de trabajo, se ubicará en un lugar visible y cerca de los mecanismos del registro de asistencia, debiendo constar tanto la hora de ingreso como de salida del personal y el periodo para tomar refrigerios.

CAPITULO IV

DE LA ASISTENCIA, PUNTUALIDAD Y PERMANENCIA
 
Artículo 17º.- Todos los colaboradores tienen la obligación de concurrir puntualmente a sus labores, de acuerdo al horario establecido y de registrar su asistencia al ingreso y salida en los sistemas de control.
Artículo 18º.- El registro de asistencia es personal. El colaborador que no marque o registre su ingreso y salida, será considerado inasistente.

Artículo 19º.- Vencida la hora oficial de ingreso, el colaborador tendrá una tolerancia de 15 minutos, los mismos que se descontarán.
Artículo 20º.- Constituye inasistencia:
a. No concurrir al centro de trabajo
b. Ingresar después del tiempo establecido en el artículo anterior del presente reglamento.
c. No registrar su ingreso al centro de trabajo.
Artículo 21º.- El personal que incurra en tardanza reiterada se hará merecedor a las sanciones que correspondan, según la gravedad de la falta.
Artículo 22º.- Toda ausencia al trabajo debe ser justificada por el colaborador dentro del tercer día de producida. Dicho plazo se contará por días laborables.
Las inasistencias ocurridas por motivos de enfermedad se acreditarán con la constancia médica expedida por Es Salud o el certificado médico de acuerdo a ley, el cual se presentará en la Oficina de Recursos Humanos, o Area de Administración, según corresponda.
Artículo 23º.- El colaborador deberá de permanecer en su puesto dentro del horario de trabajo. El desplazamiento fuera de su puesto de trabajo se hará con conocimiento del jefe inmediato a quien compete, bajo responsabilidad, el control de permanencia del personal a su cargo.

CAPITULO V

DEL SISTEMA REMUNERATIVO
 
Artículo 24.- Se entiende por remuneración única a aquella que integra todos los conceptos remunerativos, con excepción de la compensación por tiempo de servicio.
La forma de pago de la remuneración única se efectuará de conformidad con los dispositivos legales vigentes y por procedimientos usuales de la empresa.
Artículo 25º.- La remuneración única sólo puede estar afecta a los descuentos de ley, a los provenientes por mandatos judiciales, préstamos administrativos y a los autorizados por el servicio.
Artículo 26º.- La empresa otorgará a sus colaboradores no menos de dos (2) gratificaciones durante el año, que serán abonadas en los meses de julio, por Fiestas Patrias y diciembre por Navidad; Los montos de dichas gratificaciones no serán menores a un sueldo mensual fijado en los contratos.

Artículo 27º.- Los reglamentos, aclaraciones y observaciones que pudieran suscitarse como consecuencia del pago de remuneraciones, deberán canalizarse adecuada y oportunamente por el interesado ante la Oficina de recursos humanos

CAPITULO VI





DE LAS HORAS EXTRAS
 

Artículo 28º.- Se denominan horas extras o sobre tiempo, al trabajo laborado fuera de la jornada y horario establecido, autorizados por el jefe inmediato o gerencia.
Artículo 29º.- La prestación de trabajo en horas extras es de carácter voluntario., nadie puede ser obligado a trabajar horas extras. El trabajo extraordinario se puede realizar en cualquier tiempo y circunstancia, según las necesidades del servicio.
Artículo 30º.- La empresa compensará remunerativamente al colaborador con la tasa del 50% del valor de la hora ordinaria, si se labora en días ordinarios y con la tasa del 100% del valor de la hora normal si la labor se realiza en días sábados o domingos.
Artículo 31º.- Cuando el colaborador no concurra a un trabajo de horas extras habiéndose comprometido con la empresa a realizarlo, se le considera como falta laboral susceptible de amonestación escrita, salvo que el colaborador tenga la debida justificación.
Artículo 32º.- Las labores de horas extras deberán iniciarse 10 minutos después del horario regular de salida diaria.
Artículo 33º.- Por ningún motivo, se aceptarán sobre tiempos con efectos retroactivos, éstos deberán ser programados con la anticipación necesaria.
Artículo 34º.- No se considera como horas extras los trabajos realizados en los siguientes casos:
a. El tiempo adicional que utiliza el personal para cumplir su trabajo habitual.
b. El tiempo dedicado por el colaborador a la confección de balance.
c. Los trabajos por quienes están excluidos de la jornada legal y de todo trabajo después de la jornada normal sin autorización escrita de la empresa.

CAPITULO VII

DE LAS FALTAS Y SANCIONES
 
Artículo 35º.- Las faltas en el trabajo están constituidas por aquellas acciones u omisiones del colaborador que implican violación de sus obligaciones en perjuicio de la productividad, la disciplina y armonía en el centro de trabajo y que puedan dañar la imagen de la empresa.
Artículo 36º.- Constituyen faltas de los colaboradores las siguientes:
a. Incumplimiento de las normas del presente Reglamento
b. Ausentarse de su puesto de trabajo sin la debida autorización de su jefe inmediato superior.
c. Solicitar o recibir obsequios o dádivas de cualquier clase por la ejecución de trabajos propios del cargo o por tramitación de asuntos dentro de la empresa.
d. Faltar al centro de trabajo sin causa justificada.
e. Negligencia en el desempeño de sus funciones.
f. Disponer ilícitamente de bienes de sus compañeros de trabajo.
g. Abuso de autoridad.
h. Registrar la asistencia de otro colaborador o la propia en forma dolosa.
i. Llevar a cabo rifas o suscripciones, así como realizar actividades de carácter mercantil en el centro de trabajo que redunde en beneficio propio o el de terceras personas.
j. Amenazar o agredir en cualquier forma a un superior o compañero de trabajo.
k. Inutilizar o alterar la tarjeta de control de asistencia o hacerlo desaparecer.
l. Proporcionar información técnica o administrativa a personas o entidades ajenas a la empresa, sin previa autorización de la gerencia, así mismo, sustracción o utilización no autorizada de documentos de la institución.
Artículo 37º.- Constituyen faltas graves que dan lugar a despido justificado inmediato del colaborador las contenidas en el artículo... de la ley...
Artículo 38º.- Los colaboradores que incurran habitualmente en las faltas previstas en las disposiciones anteriores, se harán acreedores a las sanciones siguientes:
a. Amonestación verbal
b. Amonestación escrita
c. Suspensión de 1 a 30 días sin goce de haber
d. Despido.
Artículo 39º.- Las sanciones serán impuestas teniendo en cuenta lo siguiente:
a. Naturaleza de la falta
b. Antecedentes del colaborador
c. Reincidencia
d. Circunstancia en que se cometió la falta
e. Responsabilidad del colaborador en la empresa.

CAPITULO VIII

PERMISOS Y LICENCIAS
 
Artículo 40º.- Se concederá permiso a los colaboradores con goce de haber por los siguientes motivos debidamente comprobados y especificados en el documento de autorización respectivo.
a. Por razones de salud
b. Por estudios y capacitación
c. Por el día del onomástico del colaborador
e. Por matrimonio del trabajador hasta 5 días
f. Por fallecimiento de familiares del colaborador hasta por 8 días

Artículo 41º.- Los permisos por asuntos particulares para salir del centro de trabajo en horas laborables serán concedidos por el Jefe inmediato o por la persona autorizada que para estos casos le corresponde al jefe o director de recursos humanos; el tiempo del permiso serán descontados de su remuneración en forma proporcional al tiempo no trabajado.

Artículo 42º.- Las licencias con goce de haber serán concedidas por la Jefatura de Recursos humanos en los siguientes casos:
a. Por enfermedad comprobada, accidente, intervención quirúrgica, maternidad de la trabajadora, de acuerdo a las disposiciones vigentes sobre la materia.
b. Por capacitación y desarrollo del personal.
c. Por Fallecimiento de padres, cónyuge e hijos hasta cinco días consecutivos, pudiendo extenderse hasta dos días más cuando el deceso se produce en lugar geográfico diferente de donde labora el colaborador.
Artículo 43º.- Las licencias sin goce de haber para ausentarse del centro de trabajo serán otorgadas por la Jefatura de Recursos Humanos, para el cual el jefe de la oficina respectiva deberá remitir un memorando, en donde conste su autorización, plazo de la licencia y la solicitud del colaborador donde se señale las razones que motivaron la licencia.
Artículo 44º.- Las comisiones de servicio, por horas o por días, serán autorizadas por el Jefe de Recursos Humanos o Gerente por medio de papeleta de autorización de salida o memorando, con indicación del día y hora de salida y regreso al lugar a donde se dirige y el tipo de comisión que debe cumplir

CAPITULO IX

PREMIOS Y ESTÍMULOS

Artículo 45º.- La empresa podrá recompensar a su personal por su capacidad, honestidad, puntualidad, disciplina y contribución a lograr los objetivos institucionales. Esta compensación será económica cuando sea por razones de productividad, eficiencia y capacidad; Reconocimiento social, cuando se trate de puntualidad, honestidad y disciplina, es decir se le otorgará resoluciones, diplomas, y medallas de honor al merito.

CAPITULO X

DE LA HIGIENE Y SEGURIDAD

Artículo 46º.- La empresa establecerá las medidas necesarias para garantizar y salvaguardar la vida e integridad física de los colaboradores y terceros mediante la prevención y eliminación de las causas de accidentes, así como la protección de instalaciones y propiedades de la institución.
Artículo 47º.- La empresa desarrollará acciones que permitan prevenir los accidentes de trabajo y enfermedades ocupacionales tratando de atender, en lo posible los riesgos inherentes a su ocupación.
Artículo 48º.- Los colaboradores están obligados a cumplir las siguientes normas de higiene y seguridad:
a. Cuidar y dar uso apropiado, a los equipos que la institución le hubiera proporcionado para su protección, así como los bienes que estuviesen bajo su responsabilidad.
b. Conservar su lugar de trabajo ordenado y limpio.
c. Usar correctamente los servicios higiénicos, en resguardo de la salud e higiene de los colaboradores.
d. Desconectar y/o apagar las máquinas, equipos y fluido eléctrico al término de su labor diaria; así como mantener cerradas las conexiones de agua de la institución.
Artículo 49º.- Está terminantemente prohibido al personal no autorizado, así como portar armas de cualquier tipo dentro de la institución.
Artículo 50º.- La empresa realizará exámenes médicos con la finalidad de preservar la salud y prevenir al personal de cualquier tipo de enfermedad.

CAPITULO XI

DE LAS RECONSIDERACIONES Y APELACIONES

Artículo 51º.- Es política de la empresa propiciar la rápida solución de las quejas y reclamaciones directamente entre el colaborador y la instancia inmediata correspondiente.

Artículo 52º.- El colaborador que se sienta afectado por cualquier acto o disposición de la empresa, puede formular la reclamación por escrito al jefe de recursos humanos, quien deberá resolver en Primera Instancia dentro de los tres(3) días hábiles siguientes de presentada la reclamación. La reclamación debe ser formulada en los términos alturados y corteses,
En caso de no solucionarse o de apelarse la decisión de primera instancia, el afectado podrá apelar dentro de los cinco (5) días hábiles posteriores ante la Gerencia General.

CAPITULO XII
DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS

Artículo 53º.- La empresa se reserva el derecho de dictar normas y disposiciones que complementen, amplíen y/o adecuen el presente reglamento, a fin de mejorar su aplicación.
Artículo 54º.- Los casos no previstos y/o infracciones a normas laborales, morales o éticas que imperen en el centro de trabajo o que regulen el desenvolvimiento armónico de las relaciones laborales, no contemplados expresamente en el presente reglamento, serán resueltos en cada caso, atendiendo a las circunstancias, antecedentes, consecuencias u otros aspectos pertinentes, aplicándose los principios de razonabilidad y buena fe, el sentido común y la lógica; en concordancia con las disposiciones legales vigentes.

Artículo 55º.- En los casos que por razones de servicio se requiera modificar el horario normal de trabajo, éste deberá contar con la aprobación del Gerente General y autorización respectiva del Ministerio de Trabajo.

Artículo 56º.- El presente Reglamento entrará en vigencia a partir del día siguiente de su presentación a la Autoridad de Trabajo
El presente Reglamento fue aprobado por la gerencia general, según memorando Nº....... de fecha....... de..... Del 2005
Tarapoto,......... de........ Del 2005

Fuente: Administración de Recursos Humanos
Autor: Sabino Ayala Villegas