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¿Cómo tomar actas?

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Actas de la reunión son un registro escrito de los principales temas tratados y las decisiones tomadas durante la reunión. En una reunión formal del Consejo de administración, el Secretario de la Junta Directiva es generalmente responsable de registrar las actas de la reunión que luego se consideran documentos legales importantes. Muchas reuniones comienzan con una revisión de las actas de la última reunión, que se coloca alta en la agenda de la reunión. Si los participantes están de acuerdo en que esos minutos reflejan fielmente lo ocurrido durante la última reunión, luego son oficialmente aprobadas en la sesión actual.
Una persona responsable del registro de actas de la reunión será a menudo anotar puntos salientes que se producen durante la reunión, como que importantes temas fueron discutidos, que importantes declaraciones y preguntas fueron planteadas y por quién, y que la acción de los artículos o las tareas se presentaron en la reunión y a quién fueron asignados. Estas notas, escritas en taquigrafía, entonces se escriben en un documento formal, a veces por una persona distinta el notetaker, y el documento se guarda como un registro del progreso de la reunión. La persona designada con la toma de minutos a veces también graba la reunión en un registrador de cinta en lugar de o además de tomar notas a mano. La cinta puede conectarse entonces a un dictáfono para transcribir la grabación en un documento formal minutos.
Una reunión formal minutos documentan típicamente comienza diciendo el nombre de la empresa u organización; la ubicación, la hora y la fecha de la reunión; y una lista de personas presentes para la reunión (asistentes). A continuación, el Acta debe indicar en forma de párrafo o una bala punto que temas fueron tratados en la reunión, escrito en el orden en que fueron discutidos. Cuando un punto importante es hecho por un individuo, nombre de ese altavoz debe atribuir al punto de como se registra en el Acta. Parafraseando a punto del orador es generalmente aceptable en lugar de minutos de citas literales.
Como no todo lo que se dijo durante la reunión pueden o deben incluirse en el Acta, una buena regla del pulgar es para asegurarse que cualquier oficiales decisiones y resoluciones aprobadas por la organización se mantienen la más alta prioridad. Cualquier reportes financieros o declaraciones que se presentaron durante la reunión, o asuntos legales discutidos, también deben incluirse en el Acta de la reunión.

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