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¿Cuáles son los servicios de conferencias?


Enciclopedia de Economía y Comercio

Servicios de conferencias incluyen la reserva de conferencias, reuniones, u otros eventos, así como la planificación y prestación de los servicios necesarios para los eventos tener éxito. Servicios de conferencias son también comúnmente como reunión administración, gestión de eventos, organización de eventos o marketing del evento. Los administradores de servicios de conferencia también se llaman reunión u organizadores de eventos. Servicios de conferencias varían según el evento, pero suelen incluyen presupuestos, arreglos de alojamiento, catering, equipo audiovisual y apoyo.
Hay dos categorías generales de servicios de conferencias: los gestionados por planificadores de reuniones internas y los gestionados por planificadores de terceros. Organizadores internos son empleados de la instalación, anfitrión del evento. Generalmente, el grupo de contacto, el miembro del grupo que se encarga de hacer todos los arreglos necesarios, decidirá por adelantado que facilidad para usar para el evento y directamente a sus propietarios. Se asigna un gerente de servicios de conferencia de dicha instalación. Compañías externas o terceros son contratadas cuando un grupo no tiene un sitio en particular seleccionado. El contacto del grupo proporcionará una lista de requerimientos, y la empresa de servicios de conferencia comenzará sugiriendo instalaciones adecuadas y actuar como un intermediario entre el grupo y los sitios.
Servicios requeridos para cada evento incluyen alojamiento y comedor. Por esta razón, conferencias se alojan a menudo por Hoteles con instalaciones para conferencias en el sitio. Generalmente se trata de espacios para reuniones grandes y pequeñas, laboratorios de computación, salón de baile y capacidades audiovisuales para altavoces o presentaciones. Las comidas generalmente son manejadas por el Departamento de bebidas y alimentos de la instalación. Estos servicios están todos gestionados por personal in situ y coordinados por el Gerente de servicios de conferencia, que hace todos los trámites necesarios cuando informado por el grupo de sus necesidades.
Los administradores de servicios de conferencia de terceros ofrecen sugerencias para la sede de la Conferencia, entonces coordinan todos los servicios adicionales si no se ofrecieron esa facilidad, tales como abastecimiento y reservas de hotel. Este tipo de trabajos es común con los grupos demasiado grandes como para acomodar un solo Hotel, o para grupos que quieran un tercero para negociar la mejor tarifa. Servicios también incluyen la planificación de cualquier recreación que el grupo puede desear durante su estancia.
Elegir una sala de conferencias se logra mejor mediante el examen de las necesidades del grupo y lo que pretenden lograr durante su evento. Conferencias típico incluyen ferias comerciales, programas de formación de la compañía, o ceremonias de los premios anual. Muchos planificadores de servicios de conferencia hotel plan de bodas y pequeños eventos familiares. El objetivo en la contratación de profesionales de servicios de conferencia es asegurar que todas las necesidades del grupo y que el evento va bien sin tener que preocuparse por uno mismo los detalles.
Los Conceptos publicados se basan en información en línea consultada en el sitio web:
Encyclopædia Britannica: (web) http://www.britannica.com/ (inglés).
Encyclopedia.com -- Online dictionary and encyclopedia of facts, information, and biographies (web). http://www.encyclopedia.com/ (inglés)

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