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¿Qué es procesamiento de factura?

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Enciclopedia de Economía y Comercio

Procesamiento de facturas es una serie de procedimientos para el manejo de facturas para asegurarse de que se les paga de manera oportuna. Empresas individuales generalmente tienen sus propios sistemas de procesamiento, con los miembros del personal de contabilidad, así como supervisores y otro personal. Software para ayudar con el procesamiento de facturas está disponible para agilizar el proceso, que sea más fácil localizar registros y proporcionar rápido acceso a facturas pendientes actuales.
El proceso comienza con la entrega de la factura por fax, correo electrónico, correo u otro sistema. Un miembro del personal de contabilidad debe abrir y revisar la factura para decidir cómo proceder. Puede tener un número de orden de compra, lo que indica que la persona encargada de que la orden de compra debe verificar. Esto puede incluir la comprobación de la factura contra los artículos reales recibidos y verificar que una persona aprobó la compra en primer lugar. Si no número de orden de compra está presente, el contador debe examinar el documento para determinar qué tipo de producto o servicio es objeto de debate.
En factura electrónica, sistemas de procesamiento, gente puede grabar los datos de la factura, incluyendo el proveedor originario, detalles, fecha de vencimiento y así sucesivamente, creando una entrada de base de datos rastreables. Supervisores de contabilidad pueden solicitar listas de pendientes facturas ordenadas por fecha y otros parámetros. Una vez un contable aprueba el pago, los fondos pueden ser despachados por cheque, transferencia electrónica de fondos y otros métodos, utilizando la información del proveedor en el archivo. Si un vendedor es nuevo, el Departamento de contabilidad puede necesitar hacer contacto para obtener información de los datos de facturación no están completados.
Las empresas registrar sus pagos por número verificación o confirmación, dependiendo de cómo presenten fondos, crear un registro que muestra Cuándo y cómo hace un pago. Una vez que se envía el dinero, el Departamento de contabilidad puede tener en cuenta que la factura se paga y salir de la columna a pagar cuentas en sus libros. Caso de controversia sobre los pagos, estos registros están disponibles para revisión averiguar donde se descarriaron un pago y cómo abordar el problema.
El número de etapas de procesamiento de facturas puede variar, dependiendo de la empresa y los sistemas que utiliza. Liberación está incorporadas en evitar problemas como los dobles pagos, pagar en compras no autorizadas, o falta de pago de una factura dentro de los plazos asignados. En un pequeño negocio, una sola persona puede ser a cargo de estos pagos, mientras que las grandes empresas pueden tener todo un cuentas por pagar departamento responsable para el manejo de todos los procesamiento de facturas, para cada proveedor de los proveedores de servicios públicos a los subcontratistas que utiliza una empresa en proyectos específicos. 
Los Conceptos publicados se basan en información en línea consultada en el sitio web:
Encyclopædia Britannica: (web) http://www.britannica.com/ (inglés).
Encyclopedia.com -- Online dictionary and encyclopedia of facts, information, and biographies (web). http://www.encyclopedia.com/ (inglés)

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