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¿Cuál es la mejor manera de organizar los archivos?

Teniendo papeles en orden le puede ayudar a encontrar artículos cuando se les necesitan sin tener que buscar todo. Algunas personas no pueden tomar el tiempo para organizar los archivos porque no están seguros de dónde empezar, pero es importante mantener todo en orden y despejada. Aunque pueda parecer poco probable haber organizado los archivos, especialmente si usted está buscando actualmente a un gabinete de archivo rebosante, es muy factible. Hay personas que pueden estar seguro cuánto tiempo guardan sus documentos. Como sus papeles son esenciales para efectos fiscales, es importante retener de enero hasta que sus impuestos se acaban el año siguiente. Después de la terminación de sus impuestos, su contador puede asesorar durante cuánto tiempo debe mantener los documentos. Documentos sobre sus impuestos, registros médicos, jubilación y cuentas de ahorro y vivienda los registros deben mantenerse permanentemente. Documentos que son relevantes a sus costosos artículos como joyas, coches y antigüedades también deben conservarse permanentemente. Declaraciones de tarjeta de crédito que desea mantener por siete años y facturas de servicios públicos puede mantener generalmente para alrededor de un año.
Cuando desea organizar los archivos, usted puede ahorrarse mucho tiempo y el espacio si te liberas de lo que no es necesario. Poner cada papel en una pila con otros papeles correspondientes y lo que no quieras poner en otra pila para triturar. Después de reducir su tamaño, usted sabe exactamente cuánto espacio necesita para sus archivos.
Carpetas Manila son útiles cuando llegue el momento de organizar los archivos. Escribir en la ficha lo que contiene cada carpeta y poner las carpetas en orden alfabético. Archivo de los documentos contenidos en cada carpeta en orden de fecha, por ejemplo, poner los papeles más viejos en la parte posterior y los más nuevos en el frente. No sólo es más fácil para encontrar lo que necesita, pero para cuando tenga que limpiar las carpetas también.
Archivos de papel no son los únicos archivos que pueden obtener no organizados; archivos digitales pueden así. Para saber lo que necesita para organizar, pasan por cada zona de tu ordenador y limpiar archivos que no necesita, ya sean imágenes o documentos. Si usted todavía desea los archivos, considere transferirlos en una llave de memoria USB o en un CD en blanco.
Con el fin de organizar los archivos, debe señalar un lugar específico para cada uno de ellos. Como lo haría para archivos de papel, hacer carpetas individuales en el equipo según categorías específicas. Por ejemplo, agrupar en una carpeta y las fotos de algunas vacaciones en otro de sus proyectos de trabajo y etiquetarlos en consecuencia. Si usted necesita o decide que desea borrar en el futuro, usted sabe exactamente dónde encontrarlos. Para hacer que todo esté organizado, recuerda etiquetar correctamente cada archivo digital que ahorrar y colocarlo en la carpeta correspondiente.
Tener archivos poco sistemáticas puede conducir a ser agotadas y frustrado, pero si les organizas una vez, no tenga que hacer de nuevo. Mantenerlos organizados continuamente le impedirá tener que pasar tiempo pasando por el proceso de organización inicial todo otra vez. Tomarse el tiempo para organizar archivos puede resultar en ser capaces de encontrar lo que necesita cuando lo necesita sin un proceso de búsqueda exhaustiva. Además, tener sus archivos organizados en un solo lugar se les impidió convertirse en desorden que se desborda en el resto de su hogar.

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