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¿Qué es una oficina electrónica?

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También conocido como e-oficina, una oficina electrónica es un término que se refiere a cualquier entorno de oficina que hace uso significativo de la tecnología informática para operar. El término primero fue acuñado a mediados del siglo XX y comenzó a entrar en uso común durante la década de los años 1980 como entornos de oficina más dispensados con métodos manuales y comenzaron a confiar más pesadamente en una combinación de computadoras, mainframes y servidores para gestionar una serie de tareas relacionadas con el trabajo. Hoy en día, una oficina electrónica más comúnmente se compara con la oficina virtual, que involucra el uso de la tecnología inalámbrica para permitir a la gente trabajar desde prácticamente cualquier lugar con el tipo de ordenador portátil o notebook y una conexión inalámbrica fiable. Uno de los principales beneficios de una oficina electrónica es la capacidad de confiar menos en la copia de documentos a cargo de diferentes tareas. Por ejemplo, un profesional de contabilidad o facturación podrían disminuir significativamente el uso de libros de contabilidad tradicional impresa mediante la utilización de software de contabilidad facturar pedidos, crear facturas e incluso a publicar los pagos recibidos en facturas pendientes. De igual manera, un vendedor puede beneficiarse de la utilización de una oficina electrónica utilizando una base de datos de ventas en lugar de mantener archivos en papel en cada prospecto y cliente. Incluso muchas tareas clericales como escribir cartas o preparando presentaciones pueden ahora hacerse electrónicamente, reduciendo aún más el consumo de papel, mientras que también hace más fácil mantener los datos organizados y fáciles de recuperar.
Además de reducir el consumo de papel asociado con tareas varias, un entorno de oficina electrónica también ofrece un mayor nivel de seguridad. Los usuarios puede contraseña proteger varios documentos, limitar el acceso a bases de datos con contraseñas e incluso bloquear el acceso a los archivos colocados en una solución de almacenamiento remoto de datos encriptando el acceso de alguna manera. Aunque no infalible, este nivel de seguridad generalmente se considera una mejora sobre el uso de bloqueado archivadores, cajas fuertes y bóvedas que fueron empleadas comúnmente antes del advenimiento de la computadora de escritorio.
Mientras que la sede electrónica no ha eliminado el uso de papel en un entorno de negocios, uso responsable de los programas de software y redes de empresa reducir considerablemente la necesidad de mantener la copia de documentos. Puesto que los documentos se pueden imprimir cuando y como sea necesario, el espacio necesario para establecer una oficina electrónica es significativamente menor, una ventaja que es particularmente importante cuando el espacio es una prima. En algunas industrias, uso de la oficina virtual ha hecho posible que permita a los empleados a trabajar de forma remota en lugar de en una ubicación central, un beneficio que puede reducir los costos operacionales.

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