Cuál es el Significado de Documentación - Concepto, Definición, Qué es Documentación

Documentación – Su Definición y Conceptos


Documentación – Definición de Documentación, Concepto de Documentación, Significado de Documentación

1. Concepto de Documentación

Llamamos en nuestro idioma documentación al conocimiento que se dispone de un tema gracias a la información que se ha percibido por parte de él. El informe sobre la inseguridad lo terminamos el sábado tras recibir la documentación de las fuerzas de seguridad con las últimas estadísticas de los delitos cometidos durante el último mes.
Cabe destacarse que la documentación que se reúne, para por ejemplo realizar un informe, consiste de una serie de documentos que lo que contienen es básicamente información pormenorizada del asunto que se investiga. Entonces, el contenido de los documentos, normalmente datos, números, gráficos, entre otros, permitirán a quien los manipulan o elaboran la demostración de fenómenos o de noticias, o por el contrario, su desmentida.
La mayor parte de las veces, aquellas cuestiones que disponen de una documentación concreta que las acredita o desmiente de modo contundente gozarán de una credibilidad mayor.
El sinónimo más extendido que se emplea para este sentido del término es el de informe, que justamente implica a aquel conjunto de datos sobre algo o alguien.
Y por otra parte, la palabra documentación designa al documento o a una serie de documentos, que normalmente disponen de una consideración oficial, y que entonces permiten y facilitan la identificación personal o bien acreditan alguna cuestión.
Sin la correspondiente documentación no podrás sacar al niño del país.
Uno de los sinónimos más populares para este término es el de documento de identidad. En este documento se consignan todos los datos personales más importantes para identificar a una persona: nombre y apellido completos, fecha de nacimiento, estado civil y dirección y además dispone de una fotografía actual que facilita la identificación visual de la persona.
Estos documentos de identidad son emitidos por una autoridad nacional competente en este sentido.
Cada vez que un individuo debe realizar un trámite, ante alguna empresa u organismo público, cuando quiere salir de su país, o bien quiere acreditar su identidad, debe presentar esta documentación.

2. Definición de Documentación

En sentido restringido, la documentación como ciencia documental se podría definir (a grandes rasgos) como la ciencia del procesamiento de la información, que proporciona información sobre algo con un fin determinado, de ámbito multidisciplinar o interdisciplinar.
Siguiendo a Fuentes y Pujol se puede señalar a la Documentación como una ciencia auxiliar e instrumental. También es una ciencia en si misma y una de las finalidades primordiales de la Documentación es informar.
A falta de un consenso, hay diversos autores, como Juan Ros García o José López Yepes, que la consideran una ciencia (documental), a la vez que una disciplina, no sólo una técnica. También pueden considerarse, en sentido general, las ciencias de la documentación y la documentación como sinónimos, si el contexto no perturba la intención del emisor, es decir, si no se distorsiona el mensaje del interlocutor porque no se dé ambigüedad semántica.
Cada ciencia documental tiene una larga historia, pero la más antigua es sin duda la archivística. Según el país, se trata de unos estudios universitarios con titulación superior (existente en dos ciclos antes de la Convergencia Europea, por ejemplo en Japón), con un nombre u otro, pero que también se imparte en centros de enseñanza privados desde hace años. En América Latina, la carrera profesional suele denominarse "Bibliotecología y Ciencias de la Información".

Biblioteconomía

En biblioteconomía es la recuperación y presentación clasificada, ordenada y valorada de documentos impresos y de vídeo y audio sobre un tema preciso, que puede ser un artículo o un sistema o un producto o un descriptor. En una obra científica es la bibliografía de un informe final, tanto la que ha sido utilizada como la sugerida de ampliación. En cinematografía, es la recopilación de fuentes escritas o audiovisuales sobre una película (documentación de un tema).
En la obra científica o de no ficción formará parte de los créditos de la calidad del trabajo o bibliografía utilizada, y es parte del trabajo desarrollado, donde deberán figurar listas de fuentes; también son técnicas de documentación los glosarios, los índices temáticos y de autores citados, tablas auxiliares, etc.
Como funciones de un bibliotecario-documentalista profesional, como autor o como colaborador, el especialista en documentación conoce todas las variantes descritas y utiliza programas de cómputo específicamente desarrollados por programadores y que él mismo puede adaptar a cada tarea, como por ejemplo construir de forma instantánea un índice de materias por el método de palabras utilizadas y sus frecuencias o hacer un análisis de contenido o construir algún tipo de indicador de medida de la información o investigar sobre algoritmos de búsqueda o sobre motores de búsqueda en el ámbito de la informática.
El modelo de un sistema de información será con un modelo sistémico aplicado a un sistema complejo. Incluirá la captación de fuentes y su adecuación al problema a documentar; esto será la primordial tarea. El propósito es hacer máxima la cantidad de información captada y mínima la básica utilizable.
En el proceso de un trabajo sobre cualquier tema se comienza con documentarse sobre lo que se va a trabajar, y la forma más simple es consultar enciclopedias temáticas o bases de datos en Internet, como Wikipedia.org, monografías.com, geocities.com, Dialnet, Diccionario Crítico de Ciencias Sociales, enciclopedia.com, etc. De una forma progresiva se encuentran fuentes nuevas y mucha información precisa.