¿Qué es un número de orden de compra?
Un número de orden (PO) de compras es un código alfanumérico que se asigna a una petición particular a comprar algo. Más a menudo, PO números son utilizados internamente por las empresas para seguir sus propias compras. Algunas
empresas, sin embargo, se puede asignar los códigos a todas sus ventas y
darán números PO a sus clientes por lo que los clientes pueden rastrear
sus pedidos. Estos códigos pueden estar en
cualquier formato alfanumérico, y muchas empresas utilizarán específicos
letras o números indican ciertas cosas acerca de la orden, como lo que
se vende, la ubicación, el comprador y la fecha.
Uso en las empresas
En muchas compañías, un número de orden de
compra se asigna después de un empleado o un departamento envía una
solicitud para la orden de ciertos bienes o servicios. Generalmente se envía la solicitud formalmente a un agente de compras usando lo que se conoce como una forma de requisición. Si la solicitud es aprobada, una orden de compra se crea y se asigna a un número de orden de compra. En
ese momento, el pedido con otra compañía, que a menudo registra el
número del comprador para su inclusión en el detalle de pedido.
El vendedor se prepara un envío o embalaje lista para acompañar el pedido del cliente, el número de PO normalmente se incluye en el detalle. Esto hace posible para el agente del comprador recibe para verificar la cantidad y tipo de bienes entregados y para confirmar que el envío se asocia con una orden debidamente autorizada. El número de orden de compra también aparece en la factura y cualquier otra documentación que el proveedor le da al cliente. Desde esta perspectiva, el número de PO acelera la programación de pago al proveedor y permite que las mercancías se enruten al Departamento adecuado.
El número de PO también hace posible que la empresa aplicar el costo al presupuesto del Departamento que puso la orden. También proporciona el Departamento de cuentas por pagar con la verificación que el gasto es legítimo. Entonces puede procesar pago al vendedor.
Formato
La construcción exacta y la duración de un número de orden de compra variará de una empresa a otra. Muchas
empresas que operan en múltiples sitios utilizará los primeros
caracteres del código para identificar la posición que coloca la orden,
como "CHI" para representar a un centro en Chicago. Los
caracteres pueden identificar el departamento específico que coloca la
orden, como "RD" para representar a la investigación y desarrollo. Así,
el número de PO para un pedido de la empresa Departamento de
investigación y desarrollo en Chicago podría comenzar con "CHIRD",
seguido de otros caracteres alfanuméricos que proporcionan más
información sobre la orden.
Las empresas generalmente estructuran sus números PO en cualquier manera funciona mejor con sus sistemas de seguimiento interno. Algunos también hacen uso de guiones o espacios, que pueden ayudar cuando sólo ciertos caracteres dentro de un número necesario de PO a leer para un propósito específico. En respuesta a la gran variedad de longitudes y formatos que pueden utilizarse, muchos proveedores de configuran los campos en su orden las bases de datos de seguimiento para permitir cualquier número de caracteres, hasta 30 o más, para ser utilizado en un número de orden de compra.
Uso en las empresas
En muchas compañías, un número de orden de
compra se asigna después de un empleado o un departamento envía una
solicitud para la orden de ciertos bienes o servicios. Generalmente se envía la solicitud formalmente a un agente de compras usando lo que se conoce como una forma de requisición. Si la solicitud es aprobada, una orden de compra se crea y se asigna a un número de orden de compra. En
ese momento, el pedido con otra compañía, que a menudo registra el
número del comprador para su inclusión en el detalle de pedido. El vendedor se prepara un envío o embalaje lista para acompañar el pedido del cliente, el número de PO normalmente se incluye en el detalle. Esto hace posible para el agente del comprador recibe para verificar la cantidad y tipo de bienes entregados y para confirmar que el envío se asocia con una orden debidamente autorizada. El número de orden de compra también aparece en la factura y cualquier otra documentación que el proveedor le da al cliente. Desde esta perspectiva, el número de PO acelera la programación de pago al proveedor y permite que las mercancías se enruten al Departamento adecuado.
El número de PO también hace posible que la empresa aplicar el costo al presupuesto del Departamento que puso la orden. También proporciona el Departamento de cuentas por pagar con la verificación que el gasto es legítimo. Entonces puede procesar pago al vendedor.
Formato
La construcción exacta y la duración de un número de orden de compra variará de una empresa a otra. Muchas
empresas que operan en múltiples sitios utilizará los primeros
caracteres del código para identificar la posición que coloca la orden,
como "CHI" para representar a un centro en Chicago. Los
caracteres pueden identificar el departamento específico que coloca la
orden, como "RD" para representar a la investigación y desarrollo. Así,
el número de PO para un pedido de la empresa Departamento de
investigación y desarrollo en Chicago podría comenzar con "CHIRD",
seguido de otros caracteres alfanuméricos que proporcionan más
información sobre la orden.Las empresas generalmente estructuran sus números PO en cualquier manera funciona mejor con sus sistemas de seguimiento interno. Algunos también hacen uso de guiones o espacios, que pueden ayudar cuando sólo ciertos caracteres dentro de un número necesario de PO a leer para un propósito específico. En respuesta a la gran variedad de longitudes y formatos que pueden utilizarse, muchos proveedores de configuran los campos en su orden las bases de datos de seguimiento para permitir cualquier número de caracteres, hasta 30 o más, para ser utilizado en un número de orden de compra.