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¿Cuáles son los diferentes tipos de procedimientos de la oficina?

Cuando se habla de la oficina, se está refiriendo a todas las funciones dentro de una organización que incluye contacto directo con los clientes. Por ejemplo, la oficina en un hotel describe los trabajadores conserje y escritorio que hacen reservaciones y aceptarán pagos. La oficina podría más fácilmente entenderse comparados a las tareas de oficina, que incluyen contabilidad, recursos humanos y otras funciones que pueden contribuir a la calidad de servicio al cliente, pero que los clientes rara vez ven de nuevo. Algunos de los procedimientos más comunes de la oficina son comunicación, documentación y transacciones financieras o de ventas.
La comunicación es uno de los procedimientos de recepción más esenciales encontrados en casi cada escenario de oficina. Cuando recepcionistas de consultorios médicos hablan a los pacientes por teléfono o saludan a los pacientes ya que en una oficina, por ejemplo, están realizando tareas de comunicación. En retail, tareas de comunicación ocurren cuando representantes de ventas ayudan a los clientes a encontrar los objetos que son compras.
Documentación es otro de los procedimientos más importantes en la oficina. En Resumen, este es el proceso de grabación lo que sucede en una oficina. Los trabajadores de recepción en un hotel, por ejemplo, son responsables de realizar un seguimiento de quién hace las reservas, que los controles en y que comprueba hacia fuera. Generalmente almacenan esta información en bases de datos por lo que puede saber cuántas habitaciones están abiertas y cuando planean sobre dotación de personal para la mayoría de los clientes.
Procedimientos de oficina que incluyen las transacciones de ventas y financieras son generalmente documentados y transmitidos digitalmente a departamentos de oficina, tales como finanzas y contabilidad. En retail, muchos trabajadores de oficina utilizan cajas registradoras que calcular totales diarios. Profesionales que trabajan en consultorios médicos que tenga que tomar información de seguro. En algunos casos podrían también tienen que estar familiarizado con la codificación médica.
Como en la mayoría de los aspectos del negocio, la gestión es un proceso importante. Los administradores normalmente supervisan todos los procedimientos de oficina y aseguran que los trabajadores realizan sus tareas correctamente. También podría entrenar a los trabajadores de oficina y cambiar procedimientos de oficina para afrontar nuevos retos.
Muchos gestores creen que los procedimientos de recepción deben desarrollarse continuamente. En lugar de dependiendo de los modelos o estrategias porque son familiares, muchos administradores en su lugar deciden analizar cada nuevo reto y adoptar soluciones. Por ejemplo, si un gerente de hotel se encuentra que un sistema de reserva es demasiado lento y que los trabajadores de escritorio no pueden asistir a clientes con la suficiente rapidez, él o ella podría buscar nuevos sistemas que son más rentables. Un administrador también puede observar comportamiento del empleado de recepción y realizar sesiones de capacitación periódica para mejorar las comunicaciones con los clientes.
Artículo aportado por el equipo de colaboradores.

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