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¿Qué es la automatización de procesos de negocio?

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Enciclopedia de Economía y Comercio

Automatización de procesos de negocio, o BPA, es una estrategia que se utiliza para optimizar y agilizar los procesos esenciales para operar un negocio, utilizando la última tecnología para automatizar las funciones implicadas en la realización de los procesos. La idea detrás de BPA es permitir la empresa obtener el mayor beneficio utilizando todos los recursos disponibles a la mejor ventaja, manteniendo los costos de operación tan bajos como sea posible. Haciendo así que ayuda a que el negocio generar mayores beneficios y alcanzar un nivel de estabilidad que sería difícil de realizar sin el uso de la automatización.
Si bien hay una serie de enfoques diferentes para la automatización de procesos de negocio, estrategias más identifican tres etapas esenciales que deben llevarse a cabo en orden para la automatización tener éxito. La primera etapa se conoce como orquestación. Durante esta fase, los gerentes trabajan con profesionales de la automatización, como desarrolladores de tecnologías de la información, evaluar las necesidades de la empresa, explorar las características específicas de cada sector de la operación del negocio, e identificar donde la tecnología puede simplificar los pasos involucrados en cada uno de los sectores. Durante la instrumentación, todas las partes involucradas buscan también determinar cómo cada sector puede ser interconectado más eficientemente con el uso de los software y hardware adecuado y a su vez tienen un impacto positivo en el esfuerzo global de la producción. Es aquí que la estrategia de automatización está definida y preparada para aplicación dentro de la cultura de la empresa.
Después de la orquestación, la siguiente fase de automatización de procesos de negocio se conoce como integración. Durante esta fase, cada departamento dentro de la empresa se introduce progresivamente a las nuevas tecnologías. Una vez que los avances están en su lugar y funcionando, el siguiente departamento en el proceso de implementación se dirige, con la secuencia continua hasta que todos los sectores de la empresa no están involucrados con la automatización. Este enfoque gradual permite rápidamente identificar e implementar cualquier imprevistos operacionales que se materializan en cada nivel de departamento, antes de ampliar la automatización para incluir más departamentos. Idealmente, esto significa que cuando la aplicación está completa, cada departamento está respondiendo favorablemente con aumento de la productividad como resultado de los nuevos procesos automatizados.
La fase final de automatización de procesos de negocio se refiere a veces como integración dinámica o ejecución. Esta es la fase en la que los procesos automatizados establecidos ahora en cada departamento se integran más para proporcionar datos a otros departamentos. Por ejemplo, en una situación de automatización de proceso de negocio totalmente funcional, datos de los flujos de ventas automáticamente a cuentas por cobrar, que a su vez comparte datos sobre facturación pedidos ventas, varios niveles de administración y otros dentro de la organización que necesitan tener acceso a esos datos. Ejecución a este nivel también crea un flujo bidireccional de datos, permitiendo a vendedores y gerentes de ventas obtener fácilmente datos sobre los pedidos realizados por sus clientes, incluyendo las fechas de envío, facturación de fechas, y cuando se pagan esas facturas.
Empresas de cualquier tamaño pueden beneficiarse del uso de automatización de procesos de negocio. Suponiendo que los procesos automatizados ayudan a realizar las funciones de una manera que es más eficiente que los procesos manuales, la empresa reduce los gastos de funcionamiento y está posicionada para proporcionar el producto a un menor costo. Esto significa más beneficio se obtiene de cada unidad vendida, un factor que es importante para el éxito de cualquier empresa.
Los Conceptos publicados se basan en información en línea consultada en el sitio web:
Encyclopædia Britannica: (web) http://www.britannica.com/ (inglés).
Encyclopedia.com -- Online dictionary and encyclopedia of facts, information, and biographies (web). http://www.encyclopedia.com/ (inglés)

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