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¿Qué es un sistema de gestión de procesos?

Un sistema de gestión de procesos es una metodología que se utiliza normalmente para planificar, monitorear y gestionar un proceso de negocios. La administración de procesos del término se utiliza para explicar todos los pasos seguidos para obtener una mejor comprensión de los requisitos del cliente y determinar la manera más rentable para satisfacer estas necesidades. Es importante tener en cuenta que un sistema de gestión de proceso puede ser una serie de pasos y tareas, o un sistema de software de computadora. Independientemente del tipo de sistema, hay una serie de tareas específicas y los pasos que normalmente deben ser completadas.
Cada sistema de gestión de procesos implica típicamente seis tareas, todos los cuales deben completarse en orden. La primera tarea es definir el proceso, entender las necesidades del cliente, así como los riesgos y retos de la organización para satisfacer esas necesidades. Generalmente un proceso claramente definido es esencial, ya que el equipo de analistas de negocio volverá a este artículo continuamente durante la duración del proyecto.
Visualizar el proceso ideal es la siguiente tarea. Este proceso requiere una comprensión clara del proceso, estándares de la industria, las regulaciones gubernamentales y las demás normas que rigen los procesos de negocio. Además de entender requerimientos de terceros, la actual estructura de la organización y los sistemas ya en el lugar también debe tomarse en consideración.
Métricas son la mejor manera de desarrollar una línea base de los procesos de negocio actuales y determinar cómo ayudará a la aplicación de un sistema de gestión de procesos en las operaciones del negocio. En concreto, información sobre la tasa de rotación, tiempo de procesamiento, tiempo de respuesta al cliente y cualquier retrasos o cuellos de botella debe ser documentado. Estos valores se referirán a través de la implementación del sistema de gestión de proceso y deben utilizarse después de que los cambios se aplican para evaluar el éxito del proceso.
Los controles internos son necesarios en cualquier proceso, y los actuales controles por lo general deben ser documentados. Cuando se utiliza un sistema de gestión de proceso, es fundamental incluir el desarrollo e implementación de controles internos en el sistema. Estos controles son necesarios para administrar el acceso, proporcionar pistas de auditoría y para apoyar a la organización.
Durante la implementación de un sistema de gestión de proceso, existen dos tipos de reportes que se desarrollan. Informes de actividad se proporciona en cada etapa y distribuidos a las partes interesadas y los dueños de proceso de negocios. El propósito de estos informes es mantener a todos informados de la situación del proyecto y para documentar toda la información que aprendió en el proceso. El segundo tipo de informe se basa en las transacciones que se producen problemas identificados, tasas de rotación y otros valores que se suelen utilizados para medir el rendimiento.

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