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Cuál es el Significado de Archivo - Concepto, Definición, Qué es Archivo

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Definición de Archivo


Concepto de Archivo

1. Concepto de Archivo

La palabra archivo se utiliza generalmente para designar a aquel lugar que tiene como finalidad la recopilación y conservación de documentos, usualmente producidos en otro lugar y como resultado de la concreción de sus respectivas actividades, que pueden ser como dije documentos, libros, recortes de diarios viejos, entre otros y que obviamente ostentan una importancia vital a la hora de intentar bucear en la identidad y la reconstrucción histórica de una nación por ejemplo.
También, estos lugares suelen ser un lugar de consulta sistemática y recurrente por parte de historiadores, estudiosos de determinados aspectos y bondades del pasado y estudiantes primarios, secundarios o universitarios quienes son enviados por sus profesores para que tomen contacto con este tipo de lugares y se acostumbren a usarlos como métodos de consulta a la hora de la realización de trabajos especiales.
En tanto y no escapando de los rigores de la polisemia, la palabra archivo también se usa para referirse al fondo documental en si.
Antes comentaba los alcances del término más que nada relacionándolo con la arista histórica de un país, sin embargo, una persona, una empresa, un sanatorio, un hospital y las distintas organizaciones que existen suelen poseer un archivo en el cual vuelcan toda su actividad.
Obviamente, esta cuestión es preciso que este efectuada siguiendo estrictos criterios de organización para que llegado el momento de la búsqueda de un material específico sea fácil detectarlo, por ejemplo, en el caso de un hospital para encontrar fácilmente la historia clínica de algún paciente en caso que surja la necesidad de una interconsulta o en el caso que se trate de una oficina legal, el expediente de algún caso en el cual se intervino.
Sin embargo y como consecuencia de la creciente presencia de la tecnología en nuestras vidas y en nuestros días, en los últimos años se ha impuesto otra modalidad de archivo, el archivo informático, que también es un conjunto de información o documentos pero lo que cambiará es el soporte de almacenamiento que ya no será un lugar físico visible, sino uno que puede ser leído a través de una computadora, los más comunes son los diskettes, los Cds o los pen drives.


2. Definición de Archivo

Archivo procede del latín archīvum, aunque su origen más remoto se encuentra en la lengua griega y puede traducirse como “residencia de los magistrados”. El término se utiliza para nombrar al conjunto ordenado de documentos que una sociedad, una institución o una persona elabora en el marco de sus actividades y funciones.
Por ejemplo: “No recuerdo cuándo firmamos el contrato: voy a recurrir al archivo para confirmarlo”, “Tengo una trayectoria intachable, no tienen más que acudir al archivo y comprobarlo por ustedes mismos”, “Este periodista es reconocido por conservar el archivo más importante sobre el cine uruguayo”.
El lugar donde se custodian estos documentos también se conoce archivo: “El Archivo General de la Nación conserva miles de textos que son un valioso testimonio de la historia nacional”, “Puedes encontrar mayor información en el archivo del Congreso”, “Un incendio en el archivo del teatro destruye los libretos originales de las obras más famosas”.
La acción y efecto de archivar (guardar documentos, dar por terminado un asunto) puede mencionarse como archivo: “El secretario ya entregó la documentación así que voy a proceder a su archivo”, “La familia de la víctima está furiosa ya que el tribunal ordenó el archivo de la causa”.
En el ámbito de la informática, un archivo es un conjunto de información digital que puede almacenarse en una computadora o en otro tipo de dispositivo: “Por favor, pídele a Rubén que vuelva a enviarme el archivo por correo electrónico ya que nunca lo recibí”, “Es un archivo muy pesado: va a demorar bastante tiempo en descargarse”.


3. Significado de Archivo

Archivo proviene del latín archivium y refiere al lugar donde se conservan documentos particulares o públicos, que pueden ser de carácter oficial, semipúblicos o comerciales. Incluye también el mobiliario y los objetos que lo resguarda: mueble, carpetas, etc.
Muchos países poseen archivos de memoria como patrimonio histórico. Las instituciones se encargan de reunir y organizar la información para luego ser difundida ante la comunidad. Existen en la actualidad servicios de archivos públicos donde se reciben, clasifican y custodian estos documentos.
Las funciones principales de todo archivo es ser un documento activo de información, donde la conservación de los mismos es fundamental así como también su orden y clasificación. Su acceso debe ser eficaz, pudiendo encontrar lo que se busca con facilidad y rapidez.
Tras el desarrollo informático, la mayoría de los archivos están comenzando a trasladarse a carpetas o directorios accesibles a la pc. Los archivos son identificados por un nombre y se les ha dado este nombre porque son equivalentes digitales que cumplen el mismo rol que antiguo papel de la oficina tradicional.
Los archivos informáticos están compuestos por bytes y tienen tamaños variables. La ventaja que presentan en este formato digital es que se pueden crear, modificar, mover o borrar. En la mayoría de los ordenadores, los archivos se organizan en carpetas, pudiendo almacenar una gran cantidad de ellos en cada una como también otras carpetas. A su vez, estas carpetas pueden guardar otros archivos y más carpetas, formando una especie de estructura de árbol compuesta por una carpeta raíz, y todas sus extensiones.
Existen sistemas informáticos preparados para proteger estos archivos frente a daños o infiltraciones. Algunos de ellos sólo son accesibles para determinados usuarios ya que su contenido puede ser de suma confidencialidad en determinadas empresas u organismos gubernamentales.

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