Cuál es el Significado de Recepcionista. Concepto, Definición, Qué es Recepcionista

Definición de Recepcionista


1. Significado de Recepcionista

Un/una Recepcionista es un profesional que atiende a los clientes o usuarios de un edificio en una zona particular conocida como recepción. Proporciona todo tipo de información y asistencia, por lo que por lo general, posee conocimientos sobre alguna de las ciencias secretariales. Dependiendo de su especialidad, las tareas que puede llegar a realizar varían significativamente. En hostelería están considerados como «La tarjeta de presentación del hotel».
Siendo la atención al cliente su principal cometido, cuenta con una serie de funciones y responsabilidades que varían dependiendo del tipo de establecimiento. Principalmente proporciona información precisa, así como tramitar cualquier solicitud de servicio de un cliente, bien de forma presente, por teléfono, correo electrónico o fax. En establecimientos turísticos, suelen hablar varios idiomas, cambiar divisa, vender prensa, excursiones, traducir documentos y elaborar guías turísticas. Asimismo, algunas empresas complementan la formación del recepcionista proporcionándole cursos de idiomas. El hecho de cambiar divisa y vender todo tipo de extras les obliga a mantener un balance de la caja por cada cambio de turno, así como recaudar aquellas cajas que por turno horario se cierren. (bar, restaurante, chiringuito), etc.)
Por la cortesía que ello conlleva, suelen mantener un control de las personas que entran y salen del establecimiento, pudiendo en cualquier momento hacer uso de cámaras de vigilancia y manejo de radiotransmisores para comunicarse con el equipo de seguridad.
Para el correcto funcionamiento del departamento de recepción, mantienen una lista cronológica de acontecimientos relevantes en el llamado Libro de incidencias, así como los correspondientes partes de roturas o limpiezas para los distintos departamentos a modo de proceder a su pronta reparación. La importancia del libro de incidencias radica en que permite conocer ciertos detalles sobre hechos destacables que pueden ser consultados posteriormente para resolver quejas de clientes o incidencias mayores.
En los establecimientos hoteleros, los recepcionistas mantienen un sistema de información general del estado del hotel, su clientela, el control de entradas, salidas, habitaciones libres, ocupadas, reservas, previsiones etc. Para ello, elaboran un esquema tradicional llamado rack, además de uno informático, así como el control, estado y copia de las llaves de todo el establecimiento. Mediante el sistema informático de gestión implementado por la empresa, elaboran y proporcionan listados de información al resto de departamentos; Cocina, (Informe cocina Maitre y dirección) Pisos, (Rooming List) Contabilidad, Informe de producción y de Dirección, (Mano corriente) listado de previsiones, de entradas y de salidas, así como la Gestión de reservas (Booking mensual) y la Facturación de cargos. (Cargos del día)
Dependiendo del sistema en que operan los servicios médicos proporcionados por un país, particularmente a través de los hospitales, los recepcionistas pueden ser parte del registro de ingreso por parte del paciente, lo que puede incluir el inicio de archivos y etiquetas, y operaciones secretariales para el proceso de la hospitalización; esto significa, que puede que hayan varias recepcionistas en sus respectivas áreas de trabajo para la atención de la entrada de personas al hospital. Y también puede significar que el conocimiento de la recepcionista, en éste caso, puede ser extendido a la terminología médica.
Los recepcionistas de las agencias de viaje en Europa están entrenados en el uso de la base de datos Amadeus y en según qué zonas, suelen hablar algún otro idioma aparte del local. Por lo general suelen ser nativos del país que representa la agencia de viajes.

2. Definición de Recepcionista

Recepcionista es quien tiene la función de recibir a alguien, en sitios abiertos al público, como edificios de departamentos, Bancos, empresas de turismo, hoteles, centros de conferencias, consultorios, oficinas, cines, teatros u otros espectáculos.
Es muy útil la presencia de recepcionista en lugares donde existen muchas oficinas de atención al público, para poder derivar eficazmente a los usuarios o concurrentes hacia el sitio correcto, evitando pérdidas de tiempo. Ejemplo: “No me llegó la factura de gas, iré a la empresa y preguntaré a la recepcionista a qué oficina debo dirigirme para obtener una copia”.
Son personas especializadas en atención a la clientela, con algunos estudios de secretaría. Se ubican a la entrada de estos lugares, tras algún escritorio o compartimiento destinado a ese fin, y dan la bienvenida a quienes allí ingresan, además de corroborar que no sean visitantes no deseados.
En los hoteles, informan sobre los servicios, registran a los huéspedes, indican donde se hospedan a quienes lo soliciten con permiso de los huéspedes, reciben las llaves en caso de que los residentes salgan, guardan correspondencia, atienden teléfono, derivan los llamados si correspondiera, resuelven reclamos, asesoran sobre los servicios del hotel, sobre medios de transporte y ubicación de los lugares más representativos del sitio donde está emplazado el edificio, y reservan habitaciones. En la mayoría de los casos, es en la recepción donde se realiza el check in y el check out, y se paga la estadía. Es conveniente que los recepcionistas posean conocimiento de idiomas, para lograr una mejor comunicación con los huéspedes extranjeros.
Para todo recepcionista, el buen trato, el espíritu solidario, la simpatía y la cultura general, son los atributos más requeridos por quienes los contratan.